Sichert Microsoft unsere Daten nicht selbst?
Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft. Ob Ihre Inhalte nach einem Irrläufer, einem gelöschten Konto oder einer Verschlüsselung wieder da sind, liegt bei Ihnen; Microsoft nennt das geteilte Verantwortung. In der Grundeinstellung sind gelöschte Mails nach 14 Tagen weg, ein gelöschtes Konto samt Postfach nach 30. Wir empfehlen deshalb eine Sicherung außerhalb von Microsoft 365. In den Netzen, die wir betreuen, schlagen wir eine konkrete Lösung vor und überwachen sie mit magiC-control.
Reicht das Postfach als E-Mail-Archiv?
Nein. Geschäftliche E-Mails sind nach HGB und Abgabenordnung sechs Jahre aufzubewahren, E-Mails mit Rechnungen als Buchungsbelege acht Jahre. Das Archiv muss sie über die ganze Zeit lesbar halten und vor Veränderung und vorzeitigem Löschen schützen. Ein Postfach, in dem Beschäftigte selbst löschen können, erfüllt das nicht, und eine Sicherung auch nicht: Sie überschreibt alte Stände nach ihrem eigenen Rhythmus. Nach Ablauf der Frist muss wiederum gelöscht werden.
Wie lange dauert die Umstellung, und steht der Betrieb dabei still?
Nein, der Betrieb läuft weiter. Postfächer ziehen im Hintergrund um, während weiter gearbeitet wird; umgeschaltet wird zu einem abgestimmten Zeitpunkt, meist abends oder am Wochenende. Wie lange das Ganze dauert, hängt an drei Dingen: der Datenmenge, der Zahl der Altsysteme und daran, wie aufgeräumt die Berechtigungen vorher sind. Der dritte Punkt ist der, der Projekte in die Länge zieht, und der einzige, den man vorher klären kann. Einen belastbaren Zeitplan bekommen Sie nach der Bestandsaufnahme, nicht vorher.
Dürfen wir Microsoft 365 mit Personaldaten überhaupt nutzen?
Nutzen ja, aber nicht ohne Unterlagen. Microsoft ist Auftragsverarbeiter, es braucht also einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, einen Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis und eine Bewertung der Übermittlung in die USA. Letztere stützt sich derzeit auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework und zusätzlich auf Standardvertragsklauseln. Das ist kein erledigter Punkt: Der US CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter, Daten auf Anordnung herauszugeben, unabhängig davon, in welchem Land die Daten liegen. Ein Speicherort in Europa löst dieses Problem nicht, er verkleinert es. Bei Personaldaten, Gesundheitsdaten oder Daten aus Berufsgeheimnissen halten wir zudem eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO für angezeigt. Wir schreiben sie mit.
Lohnt sich Copilot für uns?
Für manche Inhalte ja, für andere nein, und die Trennung gehört vor die Einführung. Copilot sitzt bereits in den Anwendungen, das ist bequem und spart Schulung. Gleichzeitig liest er auf Zuruf alles, worauf der fragende Nutzer Zugriff hat, und genau das macht ein unsauberes Rechtemodell sichtbar. Für Personalakten, Mandantendaten oder Konstruktionsunterlagen ist er deshalb oft die falsche Wahl. Wir teilen die Fälle: unkritische Inhalte bei Microsoft, sensible Inhalte auf unseren eigenen KI-Servern. Was welchen Weg nimmt, halten wir vorher schriftlich fest, damit es später nachweisbar ist.
